Pełna księgowość: kto musi ją prowadzić i ile to kosztuje

Pełna księgowość brzmi jak wyższy poziom tej samej pracy, a jest czymś innym. To nie obszerniejsza wersja księgi przychodów i rozchodów, tylko odrębny system oparty na planie kont, w którym każda operacja ma dwie strony. Firmy wchodzą w nią z trzech różnych powodów i tylko jeden z nich jest wyborem.

Kto musi, a kto może

Spółki kapitałowe, czyli z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne, oraz spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne prowadzą księgi rachunkowe od pierwszego dnia działalności, niezależnie od obrotu. Nie ma tu żadnego progu i nie ma wyboru, więc każdy, kto rejestruje spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, powinien wliczyć koszt księgowości w plan od początku.
Jednoosobowe działalności oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych przechodzą na księgi rachunkowe po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów, wynoszącego równowartość 2,5 miliona euro, przeliczaną na złote po kursie z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Trzecia grupa to firmy, które przechodzą dobrowolnie, zwykle na życzenie inwestora albo banku, bo pełna księgowość daje bilans i rachunek wyników, których uproszczona ewidencja nie wytworzy.

Co dochodzi w obowiązkach, gdy przejdziesz na księgi

Roczne sprawozdanie finansowe, składające się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, sporządzane i podpisywane elektronicznie w ustalonym formacie i składane do rejestru sądowego. To jest największa zmiana organizacyjna, bo termin jest sztywny, a podpisy elektroniczne wszystkich członków zarządu bywają trudniejsze do zebrania niż same liczby.
Dalej: polityka rachunkowości przyjęta uchwałą, zakładowy plan kont, inwentaryzacja na koniec roku i wycena składników majątku. Dochodzi też obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych i amortyzacji według przyjętych zasad, a nie według wygody. Wszystko to razem oznacza, że pełna księgowość wymaga od firmy dostarczania dokumentów w rytmie miesięcznym, a nie zwożenia teczki raz na kwartał. Biura rachunkowe mówią o tym na pierwszym spotkaniu i to zwykle najbardziej niedoceniana część umowy.

Ile to kosztuje i od czego zależy cena

Stawki biur zależą głównie od liczby dokumentów i od liczby zatrudnionych. Prosta spółka z ograniczoną odpowiedzialnością bez pracowników, z kilkudziesięcioma dokumentami miesięcznie, mieści się w przedziale 600 do 1200 zł. Ta sama spółka z dziesięcioma pracownikami i kilkuset dokumentami to już 1500 do 3000 zł, plus opłata za obsługę kadr liczona od osoby.
Do tego dochodzą pozycje rozliczane osobno: sporządzenie sprawozdania finansowego, zwykle jako jednorazowa opłata w wysokości jednego do dwóch miesięcznych abonamentów, oraz reprezentacja przed urzędem przy kontroli. Pytania, które zadaję przed podpisaniem umowy, są trzy: co dokładnie zawiera abonament, jak liczy się dokument i jaka jest stawka za obsługę kontroli. Bez odpowiedzi na trzecie pytanie rachunek w trudnym roku bywa dwukrotnie wyższy od planowanego.

Jak przygotować firmę na przejście

Najlepszy moment na decyzję to trzeci kwartał roku, w którym widać, że limit zostanie przekroczony. Przejście następuje od pierwszego dnia kolejnego roku obrotowego, więc jest czas na trzy rzeczy: wybór biura albo zatrudnienie księgowego, ustalenie polityki rachunkowości oraz przygotowanie bilansu otwarcia razem z inwentaryzacją majątku.
Praktyczna kolejność, która oszczędza nerwów: najpierw spis majątku i zobowiązań na koniec roku, potem uporządkowanie umów i dokumentów, na końcu wybór narzędzia. Firmy robiące to odwrotnie zaczynają rok z nowym programem i bez bilansu otwarcia, a wtedy pierwsze miesiące księgowania idą na odtwarzanie stanu sprzed zmiany. O roli księgowości w prowadzeniu biznesu, także tej wychodzącej poza obowiązki wobec urzędu, pisaliśmy w osobnym tekście.