Split payment: kiedy obowiązkowy i jak nie wpaść w kłopoty
Mechanizm podzielonej płatności dzieli przelew na kwotę netto i VAT, a przy części transakcji jest obowiązkowy. Wyjaśniamy, kogo dotyczy i co grozi za pominięcie.
Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, polega na tym, że jeden przelew trafia na dwa konta: kwota netto na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a kwota VAT na powiązany z nim rachunek VAT. Nabywca wykonuje jedną operację, bank sam rozdziela środki. To, jak działa split payment, da się więc opisać w jednym zdaniu, tylko konsekwencje wymagają kilku akapitów.
Kiedy jest obowiązkowy
Obowiązek pojawia się przy jednoczesnym spełnieniu warunków: transakcja dotyczy towarów lub usług wymienionych w załączniku numer piętnaście do ustawy o VAT, kwota brutto faktury przekracza piętnaście tysięcy złotych, a obie strony są podatnikami. W załączniku znajdują się między innymi wyroby ze stali, elektronika, paliwa, części samochodowe oraz roboty budowlane.
Faktura dokumentująca taką sprzedaż musi zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Brak tej adnotacji nie zwalnia nabywcy z obowiązku zapłaty w tym trybie, jeśli warunki są spełnione, a sprzedawca naraża się na sankcję.
| Warunek | Kiedy spełniony |
|---|---|
| Przedmiot transakcji | towar lub usługa z załącznika nr 15 |
| Kwota | brutto faktury powyżej 15 000 zł |
| Strony | obie są podatnikami VAT |
| Adnotacja na fakturze | obowiązkowa po stronie sprzedawcy |
Jak wykonać taki przelew
- W bankowości wybierz przelew z komunikatem podzielonej płatności, nie zwykły przelew krajowy.
- Podaj kwotę brutto oraz osobno kwotę podatku VAT.
- Wpisz numer faktury i NIP sprzedawcy. To pola obowiązkowe komunikatu.
- Przy płatności za kilka faktur jednego sprzedawcy możesz użyć płatności zbiorczej za okres, w komunikacie wskazując okres, nie numery faktur.
Co można zrobić ze środkami na rachunku VAT
Środki na rachunku VAT nie są zablokowane, ale ich przeznaczenie jest ograniczone. Można nimi zapłacić VAT do urzędu, zapłacić VAT kontrahentowi w mechanizmie podzielonej płatności, a także niektóre inne zobowiązania publicznoprawne, w tym składki ZUS oraz PIT i CIT. Na zwykłe wydatki firmowe nie da się ich użyć bez zgody urzędu.
Uwolnienie środków wymaga wniosku do naczelnika urzędu skarbowego, a urząd ma na decyzję określony termin. To rozwiązanie stosuje się, gdy na rachunku VAT gromadzi się nadwyżka, której firma nie zużywa w bieżących rozliczeniach.
Konsekwencje pominięcia mechanizmu
Po stronie nabywcy, który powinien zapłacić w tym trybie i tego nie zrobił, w grę wchodzi sankcja w wysokości odpowiadającej kwocie podatku z faktury, a także ryzyko utraty prawa do zaliczenia wydatku w koszty przy większych kwotach. Po stronie sprzedawcy sankcja dotyczy braku wymaganej adnotacji na fakturze.
Sankcji można uniknąć, gdy nabywca wpłaci brakującą kwotę w prawidłowym trybie albo gdy sprzedawca rozliczy podatek z tej faktury. Dlatego przy wykryciu pomyłki reakcja jest prosta: przelew korygujący w mechanizmie podzielonej płatności i informacja do kontrahenta.
Dwie rzeczy do sprawdzenia w firmie
Pierwsza: czy twój system fakturowy oznacza właściwe pozycje automatycznie, czy zależy to od pamięci osoby wystawiającej. Druga: czy w tabeli kontrahentów masz zapisane numery rachunków z białej listy, bo split payment i weryfikacja rachunku to dwa różne obowiązki, które przy tej samej transakcji występują razem.
